Zoeken

Thema's

Neem contact op met de auteur
Vul onderstaande formulier in om contact op te nemen met de auteur.
Dit veld is verplicht.
Dit veld is verplicht.
Dit veld is verplicht.
captcha

Vormkenmerken van communicatieuitingen

Als communicatiemedewerker schrijf je verschillende soorten teksten, variërend van een brief tot een folder. Iedere uiting heeft zijn eigen specifieke kenmerken. Als je met deze kenmerken rekening houdt en je schrijfstijl er op aanpast, bereik je een veel groter effect. Bovendien maak je het schrijfproces voor jezelf een stuk gemakkelijker: je weet immers beter waar je op moet letten.

In dit artikel maak je kennis met elf verschillende soorten teksten. Je leest waarin deze teksten zich onderscheiden van andere en welke elementen ze bevatten. Na iedere beschrijving vind je een aantal praktische tips.

Wil je meer weten over het schrijven van zakelijke teksten? Lees dan het boek Professionele bedrijfscommunicatie van Van Ommen, Kuppenveld en Frijlink. De informatie is gedeeltelijk uit dit boek afkomstig.

Veel succes met schrijven!'


Advertentie
Een advertentie is een betaalde boodschap die je plaatst in een massamedium, zoals een krant of tijdschrift. Vaak komt er ‘advertentie’ of ‘ingezonden mededeling’ boven te staan om het verschil te laten zien met artikelen die door de redactie van de krant of het blad zijn gemaakt. Je plaatst een advertentie als je bijvoorbeeld een product te koop aanbiedt of personeel zoekt. Je bepaalt daarbij zelf wat je in je advertentie wilt opnemen, dit in tegenstelling tot een artikel.

Een advertentie bevat de volgende elementen:

  • kopregel;
  • beeld;
  • beeldmerk, zodat de lezer ziet wie de afzender is;
  • body-tekst, de boodschap die je in de advertentie kwijt wilt;
  • pay-off, een uitsmijter die ervoor zorgt dat de lezer de advertentie onthoudt;
  • soms neem je ook een coupon op waarmee de lezer nadere informatie kan krijgen of een product kan bestellen.

Tips

  • Schakel voor het maken van een advertentie een reclamebureau in. Dit helpt je met een wervende tekst, een pakkende kop en aansprekende illustratie.
  • Zorg dat tekst en beeld goed op elkaar zijn afgestemd en elkaar versterken.
  • Houdt bij het schrijven van de body-tekst rekening met de AIDA-formule:
    • Attention: aandacht trekken;
    • Interest: belang aantonen;
    • Desire: verlangen opwekken;
    • Action: tot actie aansporen.
  • Plaats de advertentie in een medium dat veel mensen uit je doelgroep onder ogen krijgen. 


Advertorial
Een advertorial is een advertentie in de vorm van een artikel. Je ziet ze veel in publiekstijdschriften, dagbladen en huis-aan-huisbladen. Het biedt je de ruimte om meerdere aspecten van een onderwerp te belichten. Meestal staat boven de tekst ‘advertorial’ om duidelijk te maken dat het niet om een regulier artikel gaat. Die indruk wordt namelijk wel vaak gewekt om het aantrekkelijker te maken om te lezen. Als je een advertorial laat maken, kun je dat het beste door een professionele tekstschrijver laten doen.

Een advertorial bevat de volgende elementen:

  • de vermelding van het woord ‘advertorial; boven de tekst;
  • kop met eventueel een chapeau: een aanvulling op de kop;
  • een aanhef met de kern van het verhaal;
  • tekstblokken;
  • tussenkoppen;
  • soms illustraties met een onderschrift;
  • eventueel neem je een kader op met een aparte tekst;
  • een feedbackstimulus die de lezer aanspoort om te reageren en aangeeft hoe dat  kan;
  • gegevens over de afzender, zoals het logo, adres en telefoonnummer van je bedrijf.

Tips

  • Gebruik in een advertorial altijd de derde persoon. Vermijd dus woorden als: ‘wij’ of ‘ik’. In een advertorial past de stijl van een journalistiek bericht waarin feiten op een objectieve wijze worden verteld door iemand die zichzelf niet bekend maakt. Wil je toch je eigen mening kwijt in het verhaal? Doe dat dan in de vorm van een citaat. Of kies voor de interviewvorm.
  • Overdrijf niet. Ook al betaal je voor een advertorial: het komt ongeloofwaardig over als er alleen in superlatieven over je bedrijf wordt gesproken.
  • Soms kun je in een huis-aan-huisblad een advertorial goedkoper plaatsen wanneer de informatie interessant is voor de lezers en je daarnaast ook andere advertentieruimte afneemt.
  • Het is in een advertorial niet toegestaan een vermelding te plaatsen als “van onze verslaggever”.
  • Bekende personen en organisaties hebben wellicht meer nieuwswaarde dan je eigen bedrijf. Haak daarop in door een bekende persoon of organisatie aan het woord te laten over een onderwerp dat mensen raakt.
  • Gebruik in het artikel de 5 W’s: Wie, Wat, Waar, Waarom en Wanneer.


Bedrijfsblad
Met een bedrijfsblad kun je regelmatig en in een herkenbare vorm communiceren met je doelgroep. Je kunt er veel informatie in kwijt. Het vertoont vooral in de opbouw en aanpak veel overeenkomsten met een publiekstijdschrift of vakblad. Het belangrijkste verschil is dat een bedrijfsblad niet zelfstandig is, maar berichten plaatst die het bedrijf graag ziet.

Er zijn verschillende vormen bedrijfsbladen:

  • een bedrijfsblad, uitsluitend voor je externe relaties;
  • een personeelsblad, uitsluitend bestemd voor het personeel van je bedrijf;
  • een huisorgaan, bestemd voor zowel je personeel als anderen buiten je bedrijf;
  • een sponsored magazine, in feite een reeks advertorials voor de eigen producten en die van klanten. Qua uiterlijk en de onderwerpkeuze lijkt het op een gespecialiseerd publiekstijdschrift. Een sponsored magazine wordt meestal uitbesteed.

Een bedrijfsblad bevat de volgende elementen:

  • titel, waarin je bijvoorbeeld de naam van jouw bedrijf verwerkt;
  • omslag;
  • editorial, een kort artikel voor de inhoudsopgave waarin de hoofdredactie iets vertelt over de inhoud van het blad;
  • inhoudsopgave;
  • hoofdartikel;
  • eventueel ingezonden brieven;
  • (achtergrond)artikelen;
  • interview of reportage;
  • column, een kort stuk waarin een schrijver zijn persoonlijke visie geeft op een bepaald onderwerp. Deze visie is gebaseerd op persoonlijke ervaringen én actualiteit. Een goede column bindt lezers aan een blad.
  • colofon, bestaande uit informatie over de uitgever, de drukker en anderen die bij de productie van het blad betrokken zijn. Ook bevat het colofon informatie over oplage, doel, doelgroep, verschijningsfrequentie, auteursrechten enzovoorts;
  • eventuele advertenties en advertorials van derden kunnen bijdragen in de kosten.

Tips

  • Laat veel mensen aan het woord in de vorm van interviews om het menselijke aspect naar voren te laten komen.
  • Vraag eigen medewerkers om bijdragen voor een personeelsblad ‘voor en door de medewerkers’. Voorkom dat er alleen ‘directiemededelingen’ aan bod komen.
  • Laat een bedrijfsblad op vaste tijden verschijnen, zodat de lezers weten wanneer ze het mogen verwachten.
  • Wissel serieuze informatie af met meer luchtige informatie
  • Maak veel gebruik van illustraties. Laat op foto’s zoveel mogelijk mensen zien.
  • Gebruik vaste rubrieken, dat maakt een blad herkenbaar voor de lezer.
  • Benoem een redactie en stel een redactieformule op. In de redactieformule staat welk soort onderwerpen in het blad aan de orde komen en welke toon het blad heeft. De redactieformule kun je vastleggen in een redactiestatuut.
  • In het redactiestatuut zet je wat de doelstelling van het bedrijfsblad is en welke vrijheid de redactieleden hebben. Ook onderwerpen als verschijningsfrequentie, de aard van het blad, de samenstelling van de redactie, de meningsvorming, de jaarplanning en de begroting komen aan bod.
Laat veel mensen aan het woord in de vorm van interviews om het menselijke aspect naar voren te laten komen.

Brief
Een brief is bestemd voor het zo persoonlijk mogelijk informeren van je interne en externe doelgroepen. Brieven zijn snel en goedkoop te produceren en worden dan ook veel gebruikt in het bedrijfsleven. Een belangrijk voordeel van een persoonlijk geadresseerde brief is dat deze kan rekenen op de aandacht van de ontvanger.

Je kunt de volgende briefvormen onderscheiden:

  • Een brief is meestal gericht is aan één of meerdere personen op één adres.
  • Een circulaire is een brief aan meer personen die op verschillende adressen wonen.
  • Een directiebrief wordt verstuurd naar het huisadres van de eigen medewerkers bij belangrijke mededelingen van de directie.
  • Een verkoopbrief is gericht aan meerdere adressen om je product of dienst te verkopen.
  • Een direct mail is een verkoopbrief waarbij je ook specifiek aandacht besteedt aan de envelop, een antwoordcoupon en een bijsluiter zoals een folder of brochure.
  • Een nieuwsbrief is in feite geen brief, maar heeft meer het uiterlijk van een krant van één of twee pagina’s. Deze bevat nieuwsberichten voor de medewerkers. Een nieuwsbrief wordt niet persoonlijk ondertekend.

In de afbeelding zie je welke elementen je opneemt in een brief.

Tips

  • Gebruik zoveel mogelijk een persoonlijke adressering en aanhef. Met de huidige tekstverwerkingsprogramma’s is dat ook mogelijk voor circulaires.
  • Schrijf in een ontvangersgerichte persoonlijke stijl met woorden als: u, wij, ons en uw.
  • Bedenk altijd een persoonlijke afsluitende zin.
  • Zorg voor een persoonlijke ondertekening met de hand.
  • Verdiep je in wat de ontvanger wil weten en sluit daar op aan.
Gebruik zoveel mogelijk een persoonlijke adressering en aanhef. Met de huidige tekstverwerkingsprogramma’s is dat ook mogelijk voor circulaires.

E-mail en E-zine
Met e-mail kunt je via je computer snel en gemakkelijk berichten sturen. Deze voordelen van e-mail zorgen er voor dat steeds meer bedrijven een eigen e-zine gaan uitbrengen. Dat is een digitale nieuwsbrief die je gelijktijdig aan meerdere mensen stuurt. Een e-zine onderscheidt zich van een e-mail door een professionele opmaak en berichten die in nieuwsvorm zijn weergegeven.

Met een elektronische nieuwsbrief herinner je je doelgroep regelmatig aan je bestaan. Bovendien bespaar je tijd en kosten. Zo hoeft je geen print-, druk- en portokosten te betalen. Een ander voordeel van een e-zine is dat het gemakkelijk bezoekers naar je website trekt: een klik op een hyperlink is al voldoende.

E-mail tips

  • Gebruik kopjes, witregels en opsommingstekens, zodat je tekst gemakkelijk leesbaar is.
  • Spreek in je bedrijf af welke documenten per e-mail worden verstuurd en welke beter per post kunnen worden toegezonden.
  • Een e-mail is snel verstuurd. Wacht daarom even voordat je een e-mail opstelt wanneer je boos bent.
  • Geef altijd een onderwerp aan in het bericht. Op deze wijze kan de ontvanger snel beoordelen of hij het bericht direct wil lezen. Wanneer je er een gewoonte van maakt altijd als eerste de onderwerpregel in te vullen, zul je dit niet meer zo snel vergeten.
  • Pas op met humor in een e-mail bericht. Een grappig bedoelde opmerking kan verkeerd vallen omdat de ontvanger je niet persoonlijk kan zien.
  • Gebruik niet te snel een c.c. Doe dit alleen als het ook relevant is voor die persoon.
  • Maak je e-mail bericht niet te lang. Heb je veel te melden, overweeg dan een attachment (bijlage) te gebruiken en de tekst in de e-mail kort te houden.

E-zine tips

  • Voorkom dat mensen je e-zine als ‘spam’ ervaren. Stuur het uitsluitend naar mensen die geïnteresseerd zijn en neem een functie op waarmee mensen zich voor je e-zine kunnen afmelden.
  • Maak een bewuste keuze voor een opmaak in platte tekst of in HTML. Met HTML kun je ook afbeeldingen opnemen, maar pas op dat het bestand (het aantal kb’s) niet te groot wordt.
  • Maak gebruik van hyperlinks om door te verwijzen naar webpagina’s waar meer informatie te vinden is.
  • Zorg voor een responsemogelijkheid en zorg er voor dat je ook wat doet met de reacties. 

Folder
Een folder kun je zien als een vel papier dat één of meer keer is gevouwen. Een synoniem voor folder is dan ook ‘vouwblad’. Een folder bestaat uit minimaal vier pagina’s en is zelden omvangrijker dan acht pagina’s.
Een folder is een geschikt medium om een onderwerp van beperkte omvang te behandelen. Erg diep kun je niet gaan. Ontvangers gebruiken een folder om zich snel te oriënteren op een onderwerp of om iets na te kunnen lezen. Soms wordt de folder nog enige tijd bewaard, maar dat is meestal niet voor lang. Een folder is vooral geschikt voor mensen die al geïnteresseerd zijn. Je kunt een folder meegeven bij een bezoek aan je bedrijf of op verzoek van klanten opsturen.

Een folder bevat de volgende elementen:

  • titel en eventueel ondertitel;
  • tekstblokken;
  • kopjes en tussenkopjes;
  • illustraties en foto’s (bijvoorbeeld van je producten) met onderschrift;
  • een coupon om reageren gemakkelijk te maken;
  • het logo van je bedrijf;
  • (adres)gegevens van je bedrijf;
  • een pay-off: een pakkende samenvatting van de boodschap in één zin.

Vouwwijze
Er zijn verschillende manieren waarop je een folder kunt vouwen. De vouwwijze is van grote invloed op de manier waarop mensen de folder lezen. Als je uitgaat van A4-formaat, zijn  enkele mogelijkheden de éénslagfolder en de drieslagfolder:

  • De éénslagfolder is een folder die in de lengte of de breedte eenmaal is gevouwen. Hierbij ontstaan vier gedeeltes, in de afbeelding ziet je een voorbeeld.
  • Een drieslagfolder heeft in de breedte twee vouwen. Hierdoor ontstaan aan beide zijden van het papier drie `vakken’. Op de binnenzijde zie je dan drie tekstpagina’s die van links naar recht gelezen worden. Op de buitenzijde vind je de voorkant, de achterkant en een tekstflap. In de afbeelding ziet je drie voorbeelden van de drieslagfolder: de zigzagvouw, de wikkelvouw en de parallelvouw.



Vouwwijze van een folder. (Bron:
www.personeel.glr.nl/belt/)

Tips

  • Zorg dat de titel en de illustratie op de voorkant opvalt, zodat mensen de folder ook meenemen en lezen.
  • Een folder kan ook opvallen door specifieke vormgevingskenmerken zoals:
    • contrasten in het lettertype: groot, klein, dik en dun, zwart en wit;
    • een groot formaat en forse letters;
    • het gebruik van kleuren.
  • Gebruik naast een titel ook een ondertitel als ‘smaakmaker’. Zet er bijvoorbeeld een prikkelende vraag op die motiveert de inhoud van de folder door te nemen.
  • Wil je lezers informeren, gebruik dan een zakelijke tekst. Wil je lezers motiveren, gebruik dan een persoonlijker tekst.
  • Gebruik ‘feedbackstimuli’. Geef aan op welke manieren de lezer verdere actie kan ondernemen.
  • Maak korte tekstblokken. Als een tekstblok te lang dreigt te worden, kun je dit vrijwel altijd zonder veel moeite in tweeën knippen en ieder blokje voorzien van een eigen tussenkop.
  • Zorg voor een interessante achterpagina die los van de andere pagina’s te lezen is. Als een folder ondersteboven ligt, is immers alleen de achterkant van de folder zichtbaar.


Brochure
Een brochure bestaat uit losse gevouwen vellen papier die zijn gelijmd of worden bijeengehouden met nietjes. De brochure is voorzien van een omslag, vaak van een slappe papiersoort. De omvang van een brochure ligt meestal tussen de twaalf en veertig pagina’s.
In een brochure kun je een flinke hoeveelheid informatie kwijt. Je kunt een onderwerp diepgaand behandelen en van meer kanten belichten. Een brochure heeft vooral een naslagkarakter: de ontvanger kan de informatie thuis rustig doorlezen en bewaren.

Een brochure heeft dezelfde elementen als een folder. Extra zijn:

  • een colofon met bijzonderheden over de samenstelling en uitgave van de brochure, zoals namen van de tekstschrijver, fotograaf, vormgever, drukker en verantwoordelijke uitgever;
  • een inhoudsopgave;
  • paginanummers.

Er zijn verschillende soorten brochures:

  • Product- of dienstgerichte brochures bevatten informatie over je producten en diensten. Een folder is vooral wervend, een brochure is meestal meer informerend. Een brochure kan ook de vorm krijgen van een catalogus met alle producten of diensten die je aanbiedt. Het doel is dan de lezer te bewegen iets bij je aan te schaffen.
  • Themagerichte brochures bevatten informatie over een bepaald onderwerp. Denk aan een folder over het voorkomen van geluidshinder of over subsidieregelingen.
  • Organisatiegerichte brochures bevatten informatie over je bedrijf. De lezer krijgt een indruk van je organisatie, niet zozeer van een specifiek product of bepaalde dienst. Er zijn verschillende varianten organisatiegerichte brochures, zoals een imagobrochure of een introductiebrochure.

Structuur
Veel brochures hebben een flinke omvang. Zorg daarom voor een eenvoudige en heldere structuur waarin de informatie eenvoudig te vinden is.

Een goede basisstructuur voor een bedrijfsbrochure is volgens Grubben en Vriens in Professioneel schrijven (1999):

  • Wie zijn we?
  • Wat is onze achtergrond?
  • Wat zijn onze kernactiviteiten?
  • Hoe en op welke momenten kun je ons inschakelen?
  • Wat maakt ons zo bijzonder?
  • Waar kun je ons bereiken?

Tips

  • Overweeg een antwoordkaart op te nemen met antwoordnummer om reageren nog makkelijker te maken.
  • Een slogan die ook in je andere uitingen voorkomt zorgt voor herkenning en het onthouden van je boodschap.
  • Wil je dat de lezer de brochure beschouwt als een soort boekje dat hij niet wil weggooien? Laat dan de achterzijde én de binnenzijden van het omslag vrijwel zonder tekst. Zorg dat de tekst niet over de pagina heen loopt naar de volgende pagina. Ook het gebruik van zwaarder papier kan ertoe bijdragen dat de brochure bewaard wordt.

Internet en intranet
Het internet is een wereldwijd netwerk van computers waarmee informatie uitgewisseld wordt. Een intranet is een soortgelijk netwerk maar dan binnen een bedrijf. Eigenlijk kun je niet meer zonder een eigen internetsite. Als mensen meer willen weten over je bedrijf zoeken ze vaak als eerste op internet naar je gegevens. Een intranetsite is vooral handig als je bedrijf uit meerdere medewerkers bestaat die veel achter de pc te vinden zijn.

Een website bevat de volgende elementen:

  • startpagina met je logo;
  • een index met de inhoud op de site; via hyperlinks kan de gebruiker doorklikken naar de gewenste informatie. Een voorbeeld van een webscherm zie je hieronder.
  • contentpagina’s; de pagina’s met de feitelijke informatie.

Tips

  • Maak webteksten ultrabeknopt. Zo zijn de teksten goed te lezen vanaf het scherm.
  • Opsommingen helpen om bondig veel informatie te geven.
  • Maak tekstblokken van maximaal zeven regels.
  • Bij voorkeur past de tekst op één webpagina.
  • Houd de kolom die je gebruikt om tekst in te plaatsen smal.
  • Maak veel gebruik van hyperlinks die bezoekers van een pagina naar meer informatie brengt.
  • Breng een duidelijke structuur aan in de teksten.
  • Gebruik veel kopjes die meteen een indruk geven van de inhoud.
  • Kies op het beeldscherm altijd voor een schreefloze letter. Dat zijn strakke moderne letters zoals de Verdana of de Arial. Dat leest veel prettiger op een scherm dan een schreefletter zoals de Times.



Interne mededeling en memo

Een interne mededeling wordt ook wel infobulletin genoemd. Het is een vluchtig medium met een omvang van één tot twee A4-tjes. Het informeert alle medewerkers of een groep medewerkers over een bepaald onderwerp. Interne mededelingen kennen geen aanhef en zijn meestal niet ondertekend. Al staat er natuurlijk wel een afzender boven.

Een memo heeft dezelfde kenmerken als een interne mededeling, maar is in principe gericht aan één persoon binnen hetzelfde bedrijf.

Beide communicatiemiddelen hebben een vaste opmaak. Welke kenmerken je opneemt boven de tekst met feitelijke mededelingen, zie je in de afbeelding:


 



Tips

  • Houd een interne mededeling zakelijk. Een memo mag meer informeel zijn.
  • Wees zo concreet mogelijk.
  • Gebruik korte zinnen.
  • Gebruik tekstblokken waarin je de boodschap plaatst.
  • Trek de aandacht met een inleidende zin.
Houd een interne mededeling zakelijk. Een memo mag meer informeel zijn.


Jaarverslag
In een jaarverslag legt de bestuurder verantwoording af over het beleid van het afgelopen jaar, al dan niet met een financiële verantwoording. Het bevat een profiel van de organisatie, een visie van de directie en cijfers die betrekking hebben op het bedrijf. Het financiële deel van een jaarverslag wordt ‘jaarrekening’ genoemd. Grote organisaties brengen ook een sociaal jaarverslag en een jaarverslag van de ondernemingsraad uit.

Een jaarverslag is bestemd voor uiteenlopende doelgroepen: aandeelhouders, banken, ondernemingsraad, personeel, vakbonden, collega-organisaties, concurrenten, klanten, overheden, actiegroepen en publiek.

Een jaarverslag bevat de volgende elementen:

  • titel en naam van de organisatie;
  • inhoudsopgave;
  • voorwoord van de directeur van het bedrijf, ook wel management letter genoemd. Vaak wordt dit door een ‘ghostwriter’ geschreven;
  • koppen en tussenkoppen en kantlijnwoorden die de onderwerpen verdelen;
  • illustraties, waaronder diagrammen, schema’s en tabellen, alle met bijschrift;
  • dagtekening die aangeeft op welke datum het jaarverslag is vastgesteld'
  • ondertekening die laat zien wie verantwoordelijk is voor het jaarverslag;
  • colofon met informatie over uitgever, drukker, fotograaf, vormgever en tekstschrijver.

Tips

  • Een jaarverslag is hét visitekaartje van je bedrijf. Schakel daarom een goede tekstschrijver in die ervaring heeft met het schrijven van een jaarverslag en weet hoe hij alle partijen kan stimuleren om input te leveren.
  • Het schrijven van een jaarverslag neemt al gauw maanden in beslag. Begin op tijd!
  • Er zijn waarschijnlijk veel mensen in je bedrijf betrokken bij de inhoud van het jaarverslag. Overweeg in dat geval een werkgroep op te richten met mensen die kennis hebben van financiën, personeelsbeleid en communicatie. Leg goed vast wie waarvoor verantwoordelijk is.
  • Een jaarverslag is een prima manier om je belangrijkste doelgroepen te vertellen wat je de komende tijd van plan bent. Gebruik ongeveer zestig procent van het verslag om naar de toekomst te kijken en veertig procent om terug te kijken.
  • Licht hier en daar interessante details uit om het jaarverslag leesbaarder te maken.
  • Maak je jaarverslag onderscheidend in vormgeving of opzet.
  • Geef je onderneming een gezicht door foto’s van medewerkers op te nemen en door klanten aan het woord te laten.
  • Zet op een opvallende plaats je adresgegevens zodat je gemakkelijk te vinden bent.
  • Publiceer je alleen een brochure met wat kerncijfers over je bedrijf? Noem het dan geen jaarverslag; dat schept valse verwachtingen. Praat liever over 'facts and figures'.
  • Om de kosten te drukken, kun je minder exemplaren laten maken en uittreksels rondsturen. Werkelijk geïnteresseerden kunnen vervolgens ook een volledig jaarverslag aanvragen. Alleen belangrijke relaties stuur je direct het complete verslag.
  • Besteed aandacht aan de verzendlijst: kloppen alle adressen nog?
  • Wil je inzicht krijgen in de jaarverslagen van andere bedrijven? Op www.jaarverslag.info vind je gratis jaarverslagen van alle Nederlandse beursgenoteerde organisaties.


Persbericht
Met een persbericht stuur je nieuws naar de pers om het bericht te gebruiken of bewerken tot een artikel of uitzending. Dat kan zijn voor de krant, tijdschriften, radio, tv of internet. Hoe belangrijk je het bericht ook vindt: je hebt er geen zeggenschap over of een medium je bericht daadwerkelijk plaatst. Verder staat het een redacteur vrij je bericht te wijzigen.

Je kunt een persbericht ‘onder embargo’ versturen. Het bericht mag dan pas geplaatst worden na de vermelde datum en tijdstip. Wees hier echter heel spaarzaam mee, je hebt  niet de garantie dat een medium je verzoek overneemt.

Als je persbericht geplaatst wordt heeft dit bepaalde voordelen boven adverteren:

  • het is gratis;
  • je bereikt in één keer een omvangrijk publiek;
  • de informatie is snel bij het publiek;
  • het publiek vertrouwt deze informatie in de media eerder dan een advertentie.

Een persbericht bevat de volgende elementen:

  • afzender boven het persbericht: naam adres, telefoonnummer, faxnummer en e-mailadres van je bedrijf;
  • datum verzending, om de redactie inzicht te geven in hoe actueel het nieuws is;
  • aanduiding ‘persbericht’ in opvallende letters boven de eigenlijke tekst;
  • kop die neutraal en zo exact mogelijk het belangrijkste nieuwsfeit meldt en wie daarvoor verantwoordelijk is, in telegramstijl met een werkwoord erin;
  • lead, de eerste alinea die antwoord geeft op de vragen ‘wie, wat, waar en wanneer?’, het belangrijkste nieuws;
  • body, de uitgewerkte inhoud van het persbericht. Dit geeft antwoord op de ‘hoe-vraag’ en neemt in belangrijkheid af;
  • tussenkoppen die de redactie snel inzicht geven in de inhoud van het bericht;
  • paginanummering die de redactie laat zien dat er nog meer pagina’s volgen;
  • afsluitteken dat duidelijk aangeeft wat het eind van het feitelijk bericht is;
  • noot voor de redactie – na het afsluitteken – waarin staat waar de redacteur meer informatie kan krijgen: adresgegevens, naam en telefoonnummer van een contactpersoon. Geef bij voorkeur een 06-nummer; journalisten werken immers vaak buiten kantooruren.

ABABA
Om te bepalen wat nieuws is, kan de ABABA-formule je helpen:

  • Actualiteit: nieuws is wat net is gebeurd of op het punt staat te gebeuren.
  • Belangrijkheid: iets is nieuws als er voor veel mensen veel op het spel staat, meestal in negatieve zin.
  • Afwijking: nieuws is wat ongewoon is.
  • Belangstelling: nieuws is een ontwikkeling of een gebeurtenis waarvan de lezers zelf de gevolgen ondervinden.
  • Autoriteit: nieuws is informatie die van een belangrijke bron afkomstig is.

Een voorbeeld van de indeling van een persbericht zie je in de afbeelding.




Tips

  • Maak een verzendlijst van redacties van geschikte media. Deze vind je bijvoorbeeld in het Handboek van de Nederlandse Pers en Publiciteit. Zie: www.handboeknederlandsepers.nl.
  • Probeer je persbericht niet langer dan één A4 te maken.
  • Neem een woordverwijzing op onder aan de pagina wanneer je persbericht uit meer dan één pagina bestaat. Dan weet een redacteur dat er nog meer informatie volgt.
  • Verstuur je persbericht zoveel mogelijk op naam. Dan vergroot je de kans dat het bericht bij de juiste persoon terechtkomt.
  • Zet de belangrijkste informatie vooraan in je persbericht. Een persbericht hoort ‘oprolbaar’ te zijn. Dat wil zeggen dat de tekst nog prima leesbaar is als de laatste alinea’s wegvallen.
  • Schrijf objectief en overdrijf niet. Gebruik geen woorden als wij, ons, u of jullie.
  • Schrijf in de tegenwoordige tijd.
  • Gebruik geen vakjargon.
  • Houdt regelafstand 1,5 aan en een brede kantlijn. Dat geeft een journalist de mogelijkheid er zelf nog iets bij te zetten.
  • Het aanbieden van fotomateriaal vergroot de kans op plaatsing van het persbericht.

Als communicatiemedewerker schrijf je verschillende soorten teksten, variërend van een brief tot een folder. Iedere uiting heeft zijn eigen specifieke kenmerken. Als je met deze kenmerken rekening houdt en je schrijfstijl er op aanpast, bereik je een veel groter effect. Bovendien maak je het schrijfproces voor jezelf een stuk gemakkelijker: je weet immers beter waar je op moet letten.

In dit artikel maak je kennis met elf verschillende soorten teksten. Je leest waarin deze teksten zich onderscheiden van andere en welke elementen ze bevatten. Na iedere beschrijving vind je een aantal praktische tips.

Vincie van Gils gaat kort in op de volgende soorten teksten:

  • advertentie
  • advertorial
  • bedrijfsblad
  • brief
  • e-mail en e-zine
  • folder
  • brochure
  • internet en intranet
  • interne mededeling en memo
  • jaarverslag
  • persbericht.

De informatie is gedeeltelijk afkomstig uit het boek Professionele bedrijfscommunicatie van Van Ommen, Kuppenveld en Frijlink.

Gerelateerde artikelen

  • Diepe kloof tussen Nederlandse pr-profs en het publiek over leiderschap

    Nederlandse communicatieprofessionals denken dat burgers transparantie en interactie willen. Valt dat even tegen.

  • Je content pitchen bij media: do’s en dont’s

    Wat moet een pr-medewerker doen om succesvol content te pitchen naar journalisten? En wat moet men vooral niet doen?

  • Hoe om te gaan met valse geruchten: 6 tips

    Bijna alle grote bedrijven krijgen wel eens te maken met negatieve geruchten en beschuldigingen. Als die waar zijn, weten ondernemingen ook al jaren wat ze moeten doen: stealing thunder, ofwel zelf het slechte nieuws zo snel mogelijk en als eerste naar buiten brengen.

    En het werkt: uit onderzoek is gebleken dat het publiek eerder geneigd is je te geloven en de zelfs minder ernstig in te schatten:

    ‘Stealing thunder has been shown to enhance credibility and to result in perceptions of the crisis as less severe.’

    Maar wat te doen als de beschuldigingen vals zijn? Zes wetenschappelijke inzichten om onterechte kritiek te pareren.

  • Pas op met geurmarketing

    Een analyse van alle wetenschappelijke literatuur die is verschenen over de effecten van geurmarketing bij consumenten. Conclusie: ondanks enkele anekdotishe voorbeelden van succesvolle toepassingen van geurmarketing, laten gecontroleerde wetenscheppelijke experimenten zien dat geurmarketing zeker geen wondermiddel is. Sterker nog, er zitten meer haken en ogen aan deze vorm van marketing dan je zou denken.

  • Klantenservice energiebedrijven onder de maat

  • Liever een how-to video dan een interview

    De wensen van consumenten en marketeers lopen nogal uiteen wat betreft branded videocontent. Daarnaast onderschatten marketeers het belang van social sharing.

  • #MH17 dicteert nieuwe regels voor crisiscommunicatie en journalistiek

    Extreme snelheid en enorme impact van rampennieuws vraagt om nieuwe draaiboeken.

  • Hoe nieuwsmerken beter kunnen aansluiten bij de momentconsument

    Consumenten gedragen zich steeds meer naar momenten. Voor nieuwsmedia en hun adverteerders interessant om te weten welke emoties hierbij horen en hoe ze hierbij kunnen aansluiten. Een onderzoek naar nieuwsconsumptie en hoe merken het beste kunnen aansluiten bij de associatieve netwerken van consumenten.

  • Breinrespons op tijdschriftadvertenties: 0,3 seconden

    Binnen 0,3 seconden bepaalt de consument of een tijdschriftadvertentie interessant is of niet. Bij het zien van een advertentie vindt in het brein een zeer snelle reactie plaats die samenhangt met de waardering voor een advertentie.

  • Reorganisaties hebben baat bij huisstijlproces

    Een nieuw logo of een nieuwe huisstijl is een dankbaar onderwerp om een artikel over een fusie of een reorganisatie aan op te hangen. Huisstijlen zijn tastbaar. Je kunt er naar kijken, er iets van vinden. Je kunt het aan anderen voorleggen en hen om hun mening vragen. En omdat het zo tastbaar is, heeft iedereen er een mening over.

Bekijk gratis drie artikelen Bekijk gratis drie artikelen

Gratis kennismaken?
Bekijk dan nu - zonder in te hoeven loggen- gratis drie artikelen hiernaast in de Communicatiedesk. Vind hier antwoorden op jouw communicatievraagstukken.

De Communicatiedesk bevat méér dan 2.500 checklists, cases en artikelen. Bij een abonnement ontvang je bovendien 10x per jaar het magazine met de laatste ontwikkelingen en trends.

Abonneren?
Profiteer nú van een voordelig halfjaarabonnement.

Meer informatie over abonneren

De Communicatiedesk is vernieuwd! De Communicatiedesk is vernieuwd!

Abonnees opgelet!
De Communicatiedesk is vernieuwd. Hier hoort ook een vernieuwd inlogsysteem bij.

Al abonnee en voor het eerst op de vernieuwde Communicatiedesk?
• Maak dan éénmalig een persoonlijk desk account aan
• Houd je oude inloggegevens bij de hand om het account te activeren.
• Met je nieuwe accountgegevens kun je voortaan inloggen.


Direct inloggen
Al abonnee en heb je ook al een desk account aangemaakt en deze reeds geactiveerd?